Datenschutz

Verantwortlicher

CoolReserve
Geisingerstr. 22, 71691 Freiberg
E-Mail: info@coolreserve.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung der Website, zur Benutzer- und Vertragsverwaltung sowie zur Führung technischer Anlagenakten. Je nach Vorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO als Rechtsgrundlagen in Betracht. Für Inhalte, die Kunden innerhalb ihres Unternehmensbereichs erfassen, handelt CoolReserve regelmäßig als Auftragsverarbeiter; hierfür ist ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.

Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden können Stamm- und Kontaktdaten, Benutzerkonten, Rollen, Anmelde- und Sicherheitsereignisse, technische Anlageninformationen, Protokolle, Fotos, Dokumente und Freigaben für Kundenzugänge. Sicherheitsereignisse speichern eingegebene E-Mail-Adressen und IP-Adressen nicht im Klartext.

Hosting und Empfänger

Der konkret eingesetzte Hostinganbieter und weitere Empfänger müssen vor Veröffentlichung in der Konfiguration ergänzt werden. Zugriff erhalten darüber hinaus nur eingesetzte Dienstleister und berechtigte Personen, soweit dies für Betrieb, Support oder Vertragserfüllung erforderlich ist.

Serverprotokolle und Sicherheit

Beim Aufruf können insbesondere Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Statuscode, Browserinformationen und IP-Adresse in technischen Serverprotokollen verarbeitet werden. Die vorgesehene Aufbewahrungsdauer beträgt 7 Tage, sofern Sicherheitsvorfälle oder gesetzliche Pflichten keine längere Speicherung erfordern.

Cookies

CoolReserve setzt ein technisch erforderliches Sitzungscookie für Anmeldung, Sicherheit und Sitzungsverwaltung. Nach aktuellem Funktionsstand werden keine Analyse- oder Werbecookies eingesetzt.

KI-gestützte Funktionen

In der aktuellen Version ist keine KI-Funktion in die Anwendung eingebunden. Bei der Nutzung werden daher keine Anlagen-, Konto- oder Protokolldaten an einen KI-Dienst übermittelt. Sollte später eine KI-Funktion ergänzt werden, sind deren Zweck, Datenfluss, Rechtsgrundlage und erforderliche Transparenzhinweise vor der Aktivierung gesondert zu prüfen und offenzulegen.

Speicherdauer und Löschung

Kontodaten und Inhalte werden grundsätzlich für die Vertragsdauer gespeichert. Nach Lizenzende bleibt der Unternehmensbereich 60 Tage im Lesemodus, damit Daten eingesehen und exportiert werden können. Danach wird er gesperrt und zur kontrollierten Löschung vorgemerkt. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Daten in Sicherungen laufen nach dem festgelegten Sicherungs- und Löschkonzept aus.

Betroffenenrechte

Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Kontakt zum Datenschutz

info@coolreserve.de

Stand und rechtliche Prüfung

Stand: 25.08.2026. Diese technische Vorlage muss vor dem Produktivbetrieb anhand der tatsächlich eingesetzten Anbieter, Verträge und Speicherfristen rechtlich geprüft und vervollständigt werden.